如何打印邮件整合MAIL MERGE的文件

工作流程从一张张的文件档案输入改变至MAIL MERGE后，打印过程会不会有改变呢？（千万别好像小弟以前那样，一张张来打印。想当年，真的是痛苦至极，是因还没有学好就大胆跳进MAIL MERGE里面，搏君一笑）

点击浏览看看有什么不同：

电脑小技巧-MAIL MERGE

咱们很多时候会处理很多格式相同，但内容有稍微不同的信件/表格。
举例：
咱们或需要准备（因为有的学校或许要求书记/文书帮忙处理）教师每年的鞭打委任信。信件内容几乎都一样，但个人资料就有所不同了。

面对这样的情况，传统的方法是采用逐个打字，然后逐个打印的方法。这样会比较费时费力。

建议的方法是采用MAIL MERGE功能。
这个功能涉及2个软件，一个叫做WORD，一个叫做EXCEL。
将老师的资料如姓名，身份证号码输入在EXCEL存档，然后开启WORD的信件，链接起来即可马上打印资料了。

有关老师的资料，很多时候办公室也有的，所以不必一个个输入的。
这样，即便你学校有100个老师也很轻松的就能够打印出来了。

所需要的时间？
资料齐全的话，打印不超过15分钟。
看，是不是更有效率了？

其他在HEM或适合的例子：
出席率证书
生日卡
请柬
毕业证书？
在APDM年代之前，甚至可作为一年级/六年级的通知书。

点击这里了解MAIL MERGE的一些运作原理/功能。

学校食堂招标系统

各位副校长，
现和大家分享食堂招标系统一份。这个系统乃采文件结合MAIL MERGE功能完成。

• 点击这里下载后，储存至桌面。
• 下载后，开启文件夹，点击EXCEL档案，输入并储存这个档案。。
• 逐个开启文件夹里面的文字档案。任何跳出来的对话框，点击OK OK然后找出你桌面的食堂招标文件夹里面的EXCEL档案，点击OK，然后点击SHEET 1 ，OK即可。
• 限制：系统目前尚未有办法做到校徽的传达。日后吧。。。目前就到这里。谢谢支持。

食堂招标委员会样本

点击这里下载食堂招标委员会样本

备注：迟些将把所有表格/委员会等一并以MAIL MERGE技能整合，务求一间完成。
长远目标：通过电脑技巧，将所有涉及文件整合起来，在空位中输入资料即可直接打印资料。（已于14/8/2015完成文件结合）

点击这里前往食堂招标系统

食堂招标系统

想了又想，既然链接是可以的，何不将系统做得更好？
目前仍在修整的系统，完成后一定会放出来让大家参考/采用。
唯一的不足是需要采用MAIL MERGE以及需要至少WORD 2007而不是WORD 2003即可完成的工作步骤。但，现在除了我这个老顽固，谁还会选择2003版本呢？
以下是食堂招标系统的建议：

1. 加上委任教师担任开箱理事会成员的信件。
2. 加上委任教师担任选标理事会成员的信件。

目前系统已有的功能/链接包括了：

1. 学校名称
2. 学校地址
3. 学校电话
4. 学校校长名称
5. 学校校长称呼
6. 学校开箱理事3人的称呼
7. 学校选标理事3人的称呼
8. 学校开箱理事3人的名字
9. 学校选标理事3人的名字
10. 4个竞标者姓名
11. 4个竞标者住址
12. 4个竞标者身份证资料
13. 4个竞标者的租金资料
14. 1个竞标者的公司名称
15. 1个成功竞标者的名称（这个需要在选标会议后才能够输入）
16. 食堂委员会的会议日期
17. 招标开始日期
18. 招标结束日期
19. 合约期限
20. 提交会议/报告日期
21. 落标/得标通知日期
22. 县教育局官员邀请信日期
23. 新学年
24. 新学年1至6年级学生预算
25. 新学年教师以及工作人员预算
26. 自动化的中文日期以符合华校一般以中文书写的招标细则
27. 得标者通知信
28. 落标者通知信

单看这里你就会看见至少有26项需要个别输入的资料。

待会再加上教师的委任信，哈哈哈，相信你或会喜欢使用这系统而不必个别信件去理会。毕竟系统里面的部分资料是相同的。（即便你马上换新校长，输入一次，所有信件校长名称自动更换）

至于校徽嘛。。。。抱歉，尚未找到图像自动连接的方法。

学生事务-技巧/技能提升建议

善用邮件合拼(mail-merge)
什么是邮件合拼？

图解
为什么？
文件格式是固定的。收件人，以及当中的资料是有所不同的。使用邮件合拼的技巧可以将不同内容的资料，整合在格式固定的函件里面。这样可以节省人力物力以及更重要的就是时间上的运用。

例子：
每个学生的出席率有所不同。
但是全年出席的证书格式是固定的。
与其每个学生名字逐个修改后打印，是否可以设置为电脑打印机自动打印？（一次输入学生姓名，电脑自动打印所有证书）

如何：
采用邮件合拼功能。试想象电脑自动打印100张证书的时候，你已经可以着手处理其他的事情了。对不对？

应用范围例子：

1. 学生家长通知书
2. 学生缺课通知书
3. 学生签收课本信件
4. 学生成绩册/SBOA/PLBS/SEGAK/KSSR等文件结合
5. 用以准备Surat Penurunan Kuasa Merotan

我想多了解/学习邮件合拼步骤，点击这里。

食堂招标系统之解说系列 2

食堂招标系统之美-2

以下为实际的食堂招标作业流程需要准备的文书工作之一：

JAWATANKUASA 

BUKA  SEBUT  HARGA KANTIN

(系统自动衔接的日期 HINGGA系统自动衔接的日期)

系统自动衔接的学校国语名称

Pengerusi	:	系统自动衔接称呼与姓名	(	PK Pentadbiran	)
Setiausaha	:	系统自动衔接称呼与姓名	(	Guru Kantin	)
AJK	:	系统自动衔接称呼与姓名	(	Guru PSIM	)

JAWATANKUASA 

PEMILIHAN  SEBUT  HARGA  KANTIN

(系统自动衔接的日期 HINGGA系统自动衔接的日期)

系统自动衔接的学校国语名称

Pengerusi	:	系统自动衔接称呼与姓名	(	Guru Besar	)
Setiausaha	:	系统自动衔接称呼与姓名	(	PK HEM	)
AJK		系统自动衔接称呼与姓名	(	PK KK	)
		系统自动衔接称呼与姓名	(	GDM	)
Turut Hadir/  Disaksikan	:	系统自动衔接称呼与姓名	(	Wakil PPD	)

留意系统自动衔接的次数：共22次

其中，有7次是重覆/之前就已采用的。

意味：在这文件中只有15次是新的信息/资料

同时，当中的6个人的姓名与称呼（共12个信息）以及学校食堂招标的日期是可以重覆使用在那6个人的会议通知信件里面的。

代表：虽然在这文件中输入了15次新的信息，但你也同时完成了另外6个人的会议通知（如果你有了会议通知的信件样本的话）。

等于：你的工作效率，大家不妨看看：

1. 系统自动衔接共22次
2. 这文件中需要新的信息=你的工作次：15次
3. 效率=完成输入/衔接次数 X 100%（22/22 X 100%）+ 100%（这个完成的） = 200.00%
4. 如更严格计算，就该加上另外那6个人会议通知书里面的名字，因为也一起完成了 = 这文件需要的新的输入加上6个人的会议通知书，再加上这个已经完成的文件的计算方法如下：（（22/22）X 100%）+ 100% （这个文件已经完成了，对不对？）  + 100 % （会议通知书信也同时完成了，对不对？）= 300% 效率提升。
5. 你或许会问，为什么？或者觉得有错。让我解析：完成多少工作了？工作：3个。1：输入，2：这个工委会名单，3：通知那六个人的会议通知。所以完成的工作是：3个，而不是一个。
6. 但，工作的次数：15次。
7. 实际效率计算：（（300/15） X100%）= 2000% 
8. 时间？就是输入那15次的称呼，和名字就解决了。
9. 为什么不是16次？秘书不必自己出会议通知信给自己吧？

所以各位，现在你开始明白，当你在准备这个委员会的名单时，你并不仅仅停留在准备委员会名单而已，你也同时完成了当中会员的会议通知书了。届时，打印出来，传递/存档即可完成这个部分的工作了。

方法：MAIL MERGE/ 邮件/文件结合功能。

这个就是为什么笔者一直说的，前辈的经验（前辈相信都保存许多这些单独存在的文件）以及后辈的积极或科研方面的结合真的能够简化许多繁文缛节。

在繁文缛节上自由了，你是不是可以比较轻松直接打开那6个人的会议通知，然后打印/电邮了？哈哈哈