系统化的工作

最近看见县教育局发放的表格，才知道，原来有的东西，是要常年收集的。视野忽然有了不同的层次。

有鉴于此，特与各位分享一些简单的系统化工作的步骤以及需要留意的事项。

不少的档案/文件，是独立成立以及运作的，但一些则是有连贯性的。最好的例子就是日前发放的清洁与保安服务的表现评估。

很多副校长拿到表格后，可能仅仅完成那三个月的评估，但更好的方法是：将必须要完成的表格，设置趋向更完美的工作流程。

有鉴于此，小弟已开始将最近得知的每月要完成的清洁与保安服务评估表格，以及县教育局发放的评估表格，整合/整理成为一个能够在一整年使用的系统。

是的，将个别独立运作的档案链接起来，就能够成为一个工作系统/流程。

以下是这个工作流程的计划与步骤：

1. 确认个别运作的表格（清洁服务以及保安服务表格）：已确认。
2. 确认评估总结表格格式：已确认
3. 确认评估流程：分开上半年与下半年，或以每三个月进行总结  (编按:已确认每三个月一次。所以将修改表格次数)
4. 确认所使用的系统/软件/技能：MS EXCEL & DATA  LINK
5. 确认个别运作的表格数量：12个月 X 2 服务= 24张，各12张的表格=12个月的个别档案。
6. 确认个别运作的表格储存格式：每个月的清洁与保安服务表格计算为1个档案，以及一个拥有上半年、下半年以及全年总结的档案。一个文件夹将有13个档案。
7. 确认档案储存名字格式：保持表格名字，但后面加上月份。
8. 确认文件夹名字格式：采用表格名字，但后面加上年份。
9. 确认所有档案的资料来源：一月份的资料输入后，将直接传输到2月至12月的表格，以及上半年、下半年以及全年的表格。（简化重覆性输入的工作。若清洁与保安服务半途更换则另当别论）
10. 确认系统建立需要的时间：4到6个小时（哎呀，学校的情况，大家都知道啦，很多突发性的事情要处理，所以一步步处理和跟进。）
11. 确认传达的方法：电邮
12. 领取人需要知道的技巧：档案解压，文件夹FOLDER命名管理以及储存地点。

这个计划能够完成/成就的事情/目标：

1. 方便每月输入清洁与保安服务的表现评估（学校水平）
2. 自动计算每月服务评估表现以及水平（学校水平，前辈留下的）
3. 自动连接所有重要的基本资料至当年其他月份，以及上半年/下半年和全年评估的表格（学校以及县水平，旨在输入资料1次，即可完成所有表格的资料输入，简化时间人力与物力）
4. 将每月自动结算的评估服务水平自动连接到上半年、下半年与全年的评估表现表格（方便一次过打印存档或总结报告）

嘿嘿嘿，我们在这方面的努力，又有了小小的进步。

延伸思考：

1. 还有哪些工作流程可以这样系统化执行？
2. 我们还想简化哪些工作流程？
3. 还有哪些表格是需要重复输入同样的资料，但又需要根据季节的需要进行总结？
4. 这样的工作流程与改变，究竟能省下多少计算或输入步骤呢？有办法计算出来吗？拭目以待。。。

欢迎提出来讨论/提升。任何建设性的建议，电邮或传送信息小弟，大家研究研究。

共勉。